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資料來源 : 經理人月刊 2006 / 07 / 06撰文/鄭君仲

在資訊化的時代，許多工作的處理已經逐漸電腦化，所以也有不少資料從傳統的類比形式轉變為數位形式。電腦雖然有很強大的功能和容量，但是這不代表裡頭的資料就可以丟著不管，否則電腦只會逐漸變成一個超大型的垃圾桶。數位知識管理專家楊舜仁強調，想要利用電腦來讓工作效率翻兩番，以下這些數位資料的整理訣竅你一定要知道。

招數1：檔案命名要有一定規則
檔案的命名，是數位資料管理的第一步，因為這決定了資料檔案要如何歸檔，以及日後搜尋的方便與否，其中關鍵就是檔案的命名要有固定的邏輯、規則，例如「對象＋產品事件＋資料型態＋時間」就是一種命名方式，依據這樣的規則，就可以把檔案命名為「台積電教育訓練授課簡報050810」「編輯部門日本旅遊照片0603」等類似的格式。
檔案命名沒有統一的用法，主要是根據個人的習慣和工作內容來建立自己的命名邏輯。不過最好在一開始就能確立命名的邏輯和規則，同時將其列成表單，用過的命名關鍵字就放在表單裡，讓自己可以隨時參考。這個基本動作如果先做好，之後無論要把資料存進去或找出來，都不容易亂掉。

招數2：先定樹狀架構，再以網狀思維
一般來講，電腦儲存資料的方式是樹狀的概念，從主要的主題再逐層細分下去，在進行資料管理時可以先用樹狀概念來建立自己的文件管理架構。例如在公司業務這個主資料夾下，第二層可以分成人事部、行銷部、銷售部等子資料夾，這些子資料夾下面再細分出不同員工使用的資料夾。要注意同一層必須是同一個邏輯，不能在部門這一層突然出現一個企畫類的資料夾，否則就會亂掉。
各層的歸檔邏輯可以依個人的喜好、習慣來擬定，如果沒有特殊的考量，用工作來分是最簡單的分類原則，因為比較容易判斷和聯想。此外不要分太多層，一般來講4∼5層、80∼100個檔案夾，對一般人來講已經綽綽有餘，把層次搞得太複雜反而難以管理。
有時候在不同資料夾的內容可能會有重疊的狀況，此時可以進一步利用網狀思維來因應。例如在「教育訓練」這一項裡頭原本就有一個「知識管理」檔案夾，但是如果覺得「行銷」這一項也需要包括知識管理的資料，其實不需要再建一個一模一樣的檔案夾，而是可以建立一個知識管理檔案夾的捷徑放在裡頭，需要的時候就可以透過捷徑直接連結到過去。這可以很輕鬆地讓有關連的資料形成一個資料網，而不用大費周章。

招數3：網頁和電子郵件也要分層管理
樹狀分層管理資料的概念，也可以用在網頁和電子郵件的整理上。像網路瀏覽器的「我的最愛」，如果只加入而沒有分類就會很難找。如果能夠透過「組織我的最愛」這項功能，設定不同的主題或工作項目，將網頁連結歸入各自的資料夾，檢索上就更加容易。
此外，電子郵件本身也可以分層管理，將信件依主題收到不同的信件匣裡頭，比如像是「Business」「Personal」「Reference」「Others」等信件匣。此時我們可以利用「郵件規則」的設定功能，設定條件和對應動作，建立屬於自己的收發郵件規則，就可以自動把不同性質的信分到事先設定好的信件匣裡，這樣可以很方便地對信件的處理做判斷，跟工作業務有關的信件匣有信進來就馬上打開來看、迅速回應，其他信件匣的信則可以等有空時再瀏覽，就不會浪費時間了。

招數4：通訊錄要建立完整資料和關鍵字
一般人常用Outlook來儲存個人通訊錄，但是如果只是單純記下姓名、電話和電子郵件信箱是不夠的，因為這樣只能靠姓名來查詢，無法發揮進一步的運用價值。所以在建立通訊錄資料時，除了姓名電話這些資料之外，最好能把公司、職稱、商務地址、住家地址、生日甚至暱稱等等都建進去，並且順便記下自己對對方的印象，以及相關的關鍵字（例如「收藏手錶」「住過上海」「會設計網站」等等），沒有適當對應位置的就輸入在記事欄，如此的通訊錄資料才算完整。
在通訊錄輸入完整的資料並建立關鍵字，可以讓人脈發揮意想不到的效能。比如說，如果需要找一個住在高雄、懂得電子商務的人，只要在搜尋時鍵入關鍵字，就可以馬上確認有無這樣的人，並且可以一次就全部找出來，將可大大提升工作的效率。

招數5：硬碟是清理和備份的好工具
比起磁碟片、光碟片，硬碟的容量龐大，價格也頗為便宜，更適合做為清理電腦資料和進行備份存檔的主要工具。一個100G的硬碟，要儲存7∼8年的資料絕對沒問題。所以不妨準備一顆大容量的硬碟，每隔一年左右就把工作電腦裡的所有資料整個複製到硬碟裡並建個索引做備份。再把工作電腦裡頭的資料重新整理，把已經不會用到的文件通通砍掉，就可以讓電腦馬上「瘦身」，大大提升電腦的使用效率。而且因為已經有了備份，所以也不用擔心砍錯，真的有需要再從硬碟找就可以了。
如果擔心萬一硬碟出了什麼問題，可以再準備第二顆硬碟做備份，放在另一個地方，這樣就等於把資料的儲存分成行動資料庫（目前需要使用的）、基地資料庫（負責備份工作資料），以及備份資料庫（負責備份從以前到現在的所有資料），這樣就萬無一失了。

TIPS數位資料整理原則
楊舜仁指出，無論是何種形式的數位資料，在整理和管理上都需要把握4個基本原則：
■集中
數位資料整理要有建立「中央資料庫」的概念，也就是把所有同性質的資料都放在同一個地方，例如文件存在同一個空間、通訊錄存在同一個空間、軟體存在同一個空間。如果其他地方有需要，例如PDA上面需要建通訊錄，只要再從通訊錄的中央資料庫複製就可以了。這樣搜尋簡單，要修改或備份也容易。
■單一
一份資料只要建一筆就夠了，不要有一堆不同的版本，這樣還要花很多時間去搞清楚哪個版本是最新的。除了做備份之外，也要避免把同一個檔案複製好幾份放在不同的地方，這樣萬一要修改這個檔案，就要把其他檔案也找出來修改，徒然浪費時間。
■整合
有些時候，資料的建檔也要考慮整合性。比如說像電話號碼如果只建8碼，這樣電話號碼資料如果移到手機上就沒辦法直接撥出。應該要在一開始輸入號碼時，就把前面的區碼也建進去，這樣要整合到其他介面使用時就很容易。
■預防
數位資料要特別注意安全問題，所以所有的重要資料都要定期做備份，例如放在公司伺服器的網路硬碟裡，而且一個月review一次。此外，包括文件、多媒體檔案、電子郵件、備忘資料，甚至像我的最愛這些網頁資料，都要備份起來以防萬一，避免要重新找資料的困擾。